Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych osób

Niniejszy dokument zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Uczestników konferencji Forum IAB 2023 oraz Klientów Sklepu Internetowego Forum IAB i stanowi integralną część Regulaminu konferencji FORUM IAB 2023 oraz Sklepu Internetowego Forum IAB (dalej: Regulamin). Definicje ujęte w niniejszej Polityce Prywatności mają znaczenie nadane im w treści Regulaminu. Postanowienia Regulaminu stosuje się odpowiednio.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest  Związek Pracodawców Branży Internetowej IAB Polska z siedzibą w Warszawie, przy ul. Puławskiej 39/77, 02–508 Warszawa (dalej my). 

Z administratorem można się skontaktować następujący sposób: 

a) listownie na adres: ul. Puławska 39/77, 02–508 Warszawa lub
b) przez e‑mail: biuro@iab.org.pl

2. Cele przetwarzania Twoich danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

Jeżeli jesteś Klientem będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu:

  • umożliwienia Ci zakupu Biletów na Konferencję, w tym korzystania ze Sklepu Internetowego Forum IAB oraz oferowanych za jego pośrednictwem Usług. Podstawą prawną takiego przetwarzania Twoich danych jest jego niezbędność do wykonania Umowy Sprzedaży, a także do podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem;
  • rozpatrzenia Twoich ewentualnych reklamacji związanych z funkcjonowaniem Sklepu. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości rozpatrzenia zgłoszenia;
  • obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z zakupem Biletów na Konferencję, w tym korzystania ze Sklepu Internetowego Forum IAB. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Jeżeli jesteś Uczestnikiem będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu:

  • umożliwienia Ci wzięcia udziału w Konferencji, w tym na potrzeby rejestracji i stworzenia listy Uczestników oraz przekazania Ci informacji organizacyjnych. Jeżeli zostałeś wskazany przez Klienta dokonującego zakupu Biletu jako Uczestnik Konferencji to podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości zorganizowania Konferencji i realizacji naszych zobowiązań umownych. Jeżeli jesteś Uczestnikiem i jednocześnie Klientem, który zakupił Bilet podstawą prawną takiego przetwarzania Twoich danych jest jego niezbędność do wykonania Umowy Sprzedaży, którą z nami zawarłeś.
  • rozpatrzenia Twoich ewentualnych reklamacji związanych z udziałem w Konferencji. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości rozpatrzenia zgłoszenia.
  • obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z Twoim uczestnictwem w Konferencji. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  • udostępnienia ich naszym Partnerom na potrzeby marketingowe. Podstawą takiego przetwarzania jest wyrażona przez Ciebie zgoda.

Będziemy także wykorzystywać Twój utrwalony podczas Konferencji wizerunek, głos, wypowiedzi, aby:

  • transmitować nagrania z Konferencji na żywo oraz na kanałach online,
  • rozpowszechniać relację z Konferencji w mediach tradycyjnych oraz cyfrowych po jej zakończeniu,
  • prowadzić działania promocyjne i marketingowe związane z Konferencją i naszą działalnością.

Jeżeli Twój wizerunek, głos, wypowiedź stanowią jedynie szczegół całości, to podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest realizacja naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na możliwości promowania przez nas naszej działalności jako Organizatora.

Niezależnie od tego czy jesteś Uczestnikiem lub Klientem będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu prowadzenia marketingu usług własnych IAB Polska. Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości informowania o usługach IAB Polska.

3. Źródło danych

Jeżeli jesteś Uczestnikiem Twoje dane w postaci informacji o członkostwie w IAB Polska, posiadanie certyfikatu DIMAQ, imię, nazwisko, dane kontaktowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Ciebie lub od naszego Klienta, który wskazał Cię w Formularzu Zamówienia dokonując zakupu Biletów na Konferencję. 

Jeżeli jesteś Klientem Twoje dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie w związku z zakupem Biletu.

4. Okres przechowywania Twoich danych osobowych

Niezależnie od tego czy jesteś Klientem lub Uczestnikiem: 

  • Twoje dane osobowe będą przetwarzane w trakcie trwania Umowy Sprzedaży, którą zawarliśmy z Klientem oraz – w zakresie niezbędnym do obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z umową – przez okres do przedawnienia roszczeń związanych z tą umową.
  • W zakresie Twoich danych objętych dokumentacją podatkową i księgową Twoje dane będziemy przetwarzać przez okres pięciu lat od końca roku podatkowego, którego dotyczy dany dokument.
  • W zakresie prowadzonej przez nas własnej działalności marketingowej będziemy przetwarzać Twoje dane do momentu wyrażenia przez Ciebie sprzeciwu, chyba że wcześniej ustanie cel przetwarzania (tj. przestaniemy prowadzić własne działania marketingowe).

Ponadto, jeżeli jesteś Uczestnikiem:

  • Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe naszym Partnerom do momenty wycofania przez Ciebie zgody.
  • Jeśli Twój wizerunek, głos lub wypowiedź utrwalone podczas Konferencji stanowią jedynie szczegół całości, to będziemy przetwarzać Twoje dane do momentu wyrażenia przez Ciebie sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych, chyba że wcześniej ustanie cel przetwarzania (tj. przestaniemy rozpowszechniać relację z Konferencji w mediach tradycyjnych oraz cyfrowych po jej zakończeniu oraz prowadzić działania promocyjne i marketingowe związane z Konferencją).

5. Odbiorcy Twoich danych osobowych

Administrator przekazuje dane osobowe dostawcom, którym zleca usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, np. usługi IT. Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.

Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe naszym Partnerom w celach marketingowych, jeżeli wyraziłeś odrębną zgodę.

6. Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

  1. Prawo do wycofania zgody na udostępnianie danych.
  2. Prawo wyrażenia sprzeciwu na przetwarzanie danych.
  3. Prawo dostępu do danych osobowych.
  4. Prawo żądania sprostowania danych osobowych.
  5. Prawo żądania usunięcia danych osobowych.
  6. Prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
  7. Prawo do przenoszenia Twoich danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Prawo to przysługuje Ci tylko w zakresie, w jakim przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Umowy Sprzedaży lub na podstawie Twojej zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami (dane kontaktowe w punkcie 1 powyżej).

Prawo wniesienia sprzeciwu

W związku z tym, że Twoje dane są przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu marketingu bezpośredniego masz prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych przez nas w dowolnym momencie. Masz także prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych przez nas ze względu na Twoją szczególną sytuację.

Sprzeciw możesz wnieść poprzez wysłanie odpowiedniego oświadczenia na adres: ul. Puławska 39/77, 02–508 Warszawa lub przez e‑mail: biuro@iab.org.pl

Prawo wycofania zgody

W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody (dane przekazywane naszym Partnerom w celach marketingowych) – masz prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. Zgodę możesz wycofać poprzez wysłanie odpowiedniego oświadczenia na adres: ul. Puławska 39/77, 02–508 Warszawa lub przez e‑mail: biuro@iab.org.pl

Prawo wniesienia skargi do organu

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Podanie danych osobowych

W zakresie w jakim Twoje dane osobowe są przetwarzane w związku z zakupem Biletu lub uczestnictwem w Konferencji podanie danych osobowych jest niezbędne w celu nabycia Biletu (jeżeli jesteś Klientem) lub wzięcia udziału w Konferencji (jeżeli jesteś Uczestnikiem). Niepodanie przez Ciebie danych osobowych będzie skutkować brakiem możliwości wzięcia udziału w Konferencji lub nabycia Biletu.